„Přečtěte si, jak na pořízení vozidel do společnosti“

Pořízení vozidel do společnosti může být noční můrou nebo také hračka, kterou lze zvládnout během několika dní.

Je jedno, jestli jste malá firma, nebo velká společnost. Jedno auto generuje náklady stejně jako aut deset nebo dvacet. Vybrat dodavatele vozidel optimálně (záměrně nepíšu levně) je jeden z nejhlavnějších cílů, jakých musí správa vozového parku dosahovat. Postupy a principy výběrového řízení na dodavatele jsou ve směs shodné pro jakoukoliv formu financování (leasing, operativní leasing, úvěr, nebo za hotové).

Hlavní části procesu pořízení vozidel jsou definice předmětu (typ, motorizace, konfigurace), poptávka (zadávací dokumentace), výběr (porovnání nabídek), pořízení. Níže si přečtěte, jak probíhalo výběrové řízení do společnosti Heluz cihlářský průmysl.

Co je ale největší překážkou k tomu aby společnosti pořizovali vozidla efektivně? Je to fakt, že fleetmanagement není pro společnosti hlavní podnikatelská činnost a z toho důvodu věnují správě vozového parku maximálně 10% času, prostě více nejsou ochotni „investovat“. Podíl času samozřejmě roste z velikostí vozového parku (nikoliv však efektivita), s přibývajícími zkušenostmi a samozřejmě informovaností o tomto oboru.

Setkávám se s několika přístupy při pořizování vozidel.

„Klientelismus“ je jeden ze způsobů pořízení vozidel, který funguje u menšiny firem a je těžké rozlišit mezi klientelismem a dobrou zkušeností s jedním dodavatelem. Ke klientelismu se uchylují většinou manažeři, kteří nejsou pod kontrolou a bez motivace s vědomím že zvýšené náklady se stejně v čase rozpustí.

Zmíněná forma „jeden dodavatel“ se kterým je dlouhodobě  dobrá zkušenost je rozšířena u většiny menších až středních firem. Společnosti mohou akceptovat zvýšené náklady výměnou například za jinou, penězi neměřitelnou přidanou hodnotu (kvalitní servis, variabilita). Nicméně v drtivé většině zvýšené náklady vyměňují za úsporu času. Času, který by museli věnovat sledováním nákladů a jejich optimalizaci například vypisováním výběrových řízení.

Co nejvíce odrazuje společnosti od postoupení transparentního výběrového řízení na pořízení vozidel? Není to neznalost principů, nebo hloupost. Je to jen ČAS. No vždyť kdo má čas zabývat se řešením vhodného typu vozidla, přemýšlet na konfigurací, vytvářet zadávací dokumentaci, potom oslovovat minimálně tři dodavatele, zasílat jim poptávku, čekat na nabídky, všechny je číst, hledat rozdíly, odpovídat na doplňující dotazy nebo naopak požadovat doplnění nabídek o informace pak nabídky vyhodnotit, podepsat smlouvu atd. Nebavíme se o jednáních například o financování, pojištění, servisních podmínkách a řadě dalších věcí. Pokud má společnost oddělení správy vozového parku, je to jasné, to připraví podklady pro rozhodování managementu. Ale co když ne? Přece ve firmě nebudeme zvyšovat náklady na kapacitu, kterou využijeme možná jednou do roka?

Je zvyšující se počet společností, které chtějí vědět, že za dodání vozidla (nebo jakékoliv další služby) nebudou platit víc než je tržní cena, ale zároveň nechtějí (nemůžou) vyčlenit kapacity z vlastních řad na postoupení celého procesu výběrového řízení. Chtějí rozhodovat rychle na základě kvalitních konkurenčních nabídek a z dostatečného množství. Například jako ve společnosti Heluz. Jak probíhalo výběrové řízení na dodavatele vozidel u nich, si můžete přečíst ZDE.

A jde to také jinak. Co takhle ve dvou dnech definovat auto i s konfigurací, během par chvil vytvořit jednotnou zadávací dokumentaci a jedním kliknutím oslovit několik desítek dodavatelů té které značky? Během pěti dní odbýt kolo výběrového řízení a jen na konci vybírat se seřazených nabídek například od devíti dodavatelů. Nebo celou akci vyšperkovat jedním dnem, respektive půlhodinkou věnovanou obrácené aukci, kde dodavatelé mohou své nabídky ještě vylepšovat? Pořízení vozidel je pak opravdu hračka.

Myslím, že přesně takto by si to přála většina majitelů, jednatelů, fleetmanažerů moderních společností…

Vyzkoušené, rychlé, efektivní a hlavně ….cenově dostupné. Nechte si udělat kalkulaci Vám na míru a kontaktujte nás!